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Por que e como emitir nota fiscal na sua loja virtual

Nos últimos anos, as vendas pela internet cresceram, sobretudo na pandemia, e muitas lojas físicas migraram para o ambiente digital dando vida às suas lojas virtuais. Mas, o que estas novas lojas – e algumas antigas – ainda não sabem é como gerar e fazer o envio da nota fiscal para os clientes. Então, fizemos este post para explicar a importância e o como fazer a emissão da nota fiscal na sua loja virtual. Abordaremos os seguintes tópicos:

Por que é importante para minha loja virtual emitir nota fiscal?

A emissão de NF é um processo importante por diversos motivos. A nota fiscal é mais do que um simples comprovante de transação. Trata-se de um documento com valor legal que gera segurança para os clientes.

Do ponto de vista do emissor, ou seja, da loja virtual, ele é um documento que comprova a legalidade das vendas perante a Secretaria da Fazenda, responsável pela gestão e monitoramento do pagamento de impostos. No caso das lojas virtuais, elas devem emitir a nota fiscal na versão eletrônica.

Qual é a diferença entre Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e cupom fiscal?

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento emitido de forma digital, que registra as vendas realizadas pela internet. Deve ser enviada para o cliente por e-mail ou junto com a mercadoria.

Na NF-e constam dados detalhados com informações como:

  • valor pago;
  • produto;
  • tipo de negociação;
  • data e horário de venda;
  • informações da empresa;
  • forma de pagamento;
  • tributos incidentes na operação;
  • informações do cliente;
  • dados da transportadora.

Já o cupom fiscal registra menos informações, sobretudo do cliente e da mercadoria. Por isso, muitas lojas não aceitam o cupom fiscal como comprovante de venda no momento de uma troca.

Toda loja virtual precisa emitir nota fiscal?

Não!

Lojas virtuais cujo responsável fez o registro como microempreendedor individual (MEI) não são obrigadas a emitir nota fiscal para os clientes que são pessoas físicas. Nesse caso, só precisam fazer a emissão da NF quando a venda for para pessoa jurídica.

Mas, vale lembrar ainda que a inscrição do MEI é determinada, entre outros critérios, pela receita máxima gerada com a atividade. Ou seja, ao ultrapassar o valor permitido, a categorização muda.

Já as lojas que estão cadastradas em modalidades diferentes do MEI, precisam emitir a NF-e para os clientes, independente se são pessoas físicas ou jurídicas.

Para simplificar: lojas registradas como MEI só emitem para pessoas jurídicas, as demais devem emitir para todos os tipos de cliente.

>>>Leia também: Ferramentas para aumentar as vendas da sua loja virtual

Como emitir nota fiscal na minha loja virtual?

Se você tem uma loja física, já deve usar um ERP ou software de PDV. Uma maneira comum que muitas lojas utilizam para emitir nota é digitar manualmente os dados da venda no seu sistema de PDV e fazer a emissão da nota fiscal.

O problema disso é que o processo é manual, e além de te tomar tempo, está sujeito a falhas. Por isso, o caminho mais eficiente é realizar a integração do sistema à plataforma da loja virtual e automatizar o processo.

Já tenho um ERP, posso integrar à minha loja?

Sim! Este é um dos caminhos mais usados, mas depende da disponibilidade do software utilizado, se ele possui uma API ou módulo de integração.

De acordo com os recursos do seu ERP, este processo pode ser nativo e muito fácil de fazer. Mas, alguns sistemas são mais complexos e exigem apoio da equipe de desenvolvimento.

Preciso de um programador para integrar o ERP ao E-commerce?

Depende. Cada plataforma e sistema possui certos graus de complexidade. Aqui, na Olivas Digital, já atuamos em inúmeros casos. O mais simples e recorrente é o uso do WooCommerce com o Bling – que possuem uma integração nativa.

Por outro lado, casos mais complexos, como Magento e SAP, exigiram a criação de scripts de automação específicos, o que dificulta o projeto.

Outro ERP muito usado, o Conta Azul, também não possui uma integração nativa. Por isso, a maioria dos clientes da plataforma utiliza uma plataforma intermediária de integração, como o Pluga. Mas, como o Conta Azul tem uma API completa, é possível desenvolver integrações diretas. Foi o que fizemos com a Mandala Comidas Especiais, que utiliza o ERP Conta Azul e a loja virtual em WooCommerce.

Portanto, recomendamos acionar um time de desenvolvimento para estudar as possibilidades que a sua loja e ERP oferecem.

Preciso de um ERP para emitir nota?

Os casos acima são muito comuns para lojas que possuem vendas online e offline e precisam centralizar todos os pedidos. Mas, se você vender apenas pela internet, ou mesmo considerar o e-commerce como uma operação à parte, também existe a possibilidade de emitir as notas fiscais diretamente – sem a necessidade de um ERP.

Um ponto crucial deste cenário é que, como as notas devem ser sequenciais, você só poderá emitir notas fiscais pela sua loja virtual ou deverá solicitar uma série específica. Nesse caso, fale com o seu contador sobre os processos burocráticos.

Como emitir nota sem ERP?

Notas fiscais de produtos físicos são emitidas pelo sistema da Secretaria de Fazenda do seu Estado. Já se você vende serviços ou produtos virtuais, pode emitir notas fiscais de serviço junto à prefeitura da sua cidade.

O melhor caminho para os dois casos é utilizar um sistema de emissão de nota fiscal – os mais conhecidos são o eNotas e NFE.io. Ambos possuem plugins para as principais plataformas de e-commerce do mercado. Então, você pode configurar para a nota fiscal ser emitida assim que o pagamento for confirmado ou quando o pedido estiver pronto para despachar, de forma automática, evitando o problema do trabalho manual.

Benefícios da emissão de nota fiscal para sua loja virtual

Se comparada a nota fiscal de papel, a versão eletrônica torna o processo de fiscalização mais rápido e prático. Ela diminui a burocracia dos processos de recolhimento de impostos e facilita a sua vida. Conheça abaixo alguns benefícios de emitir nota fiscal na sua loja virtual:

Regularidade

Com a emissão de NF-e, a loja virtual cumpre uma parte importante das determinações das entidades tributárias e fiscais para venda e comercialização de produtos na internet.

Confiabilidade

Como dito antes, as lojas que emitem nota fiscal geram segurança para os clientes. Assim, têm sua imagem fortalecida, passando mais credibilidade e confiança.

Facilidade de emissão

Uma vantagem da NF-e em relação à nota fiscal impressa é que ela exclui a necessidade de digitação de vários campos do documento, o que facilita seu processo de emissão.

Gestão simplificada

A nota fiscal eletrônica torna a gestão do negócio e o controle do faturamento mais simples, porque através de uma plataforma de emissão, é possível centralizar essas informações em um só lugar.

Se você ficou com alguma dúvida ou precisar de ajuda com a emissão de notas fiscais na sua loja virtual, fique à vontade para entrar em contato. Somos especialistas no desenvolvimento e integração de ferramentas para e-commerces, atuando com lojas de todos os portes e segmentos. Podemos ajudar!