Como criar uma régua de cobrança?

Empresas que usam o modelo de vendas recorrente, ou seja, vendem serviços ou produtos por assinatura, têm que tomar cuidado com a inadimplência. Para isso, elas precisam usar uma régua de cobrança que ajude na gestão dos pagamentos. Abaixo, mostramos como fazer isso. Veja!

O que é uma régua de cobrança?

Antes de tudo, você precisa entender o que é uma régua de cobrança. Ela é uma maneira de comunicar os clientes sobre as faturas que estão:

  • Pendentes
  • Próxima do vencimento
  • Vencidas

Empresas que usam a recorrência precisam ter uma boa comunicação com os clientes a fim de evitar a inadimplência. Para isso, podem usar ferramentas de comunicação, como redes sociais, e-mail e SMS. Mas como construir uma régua de cobrança?

O primeiro passo é entender que essas cobranças são diferentes para cada forma de pagamento utilizada pelo cliente. Mas como assim?

É simples: você não pode cobrar os clientes que pagam por boleto bancário da mesma maneira que aqueles que usam o cartão de crédito. O mesmo vale para quem escolhe o débito em conta. Então, veja abaixo o que fazer em cada situação.

Pagamento por cartão de crédito

O pagamento por cartão de crédito é muito indicado para quem vende por assinatura, já que, no modelo recorrente, as cobranças são feitas todos os meses. Assim, fazer a cobrança das mensalidades é mais fácil quando o lançamento dos valores é automático. Neste caso, sua atuação será mais sutil:

  1. Envie um lembrete de que o valor da mensalidade foi adicionado ao cartão
  2. Notifique o cliente em caso de falha na cobrança (cartão recusado)
  3. Passado o tempo para pagamento da mensalidade, envie um lembrete para regularização do débito

Nesses casos, você pode optar por uma comunicação via SMS para gerar mais praticidade. Usar o WhatsApp também é uma boa saída.

Pagamento por boleto bancário

Ao contrário do cartão de crédito, o boleto bancário não é a melhor opção para empresas que vendem por assinatura. Mas, se você oferece esse tipo de pagamento, precisa criar uma régua de cobrança eficiente. Para isso, você pode:

  1. Emitir o boleto de 20 a 10 dias antes do vencimento
  2. Notificar o cliente 1 dia após o vencimento
  3. Enviar lembretes em 5, 10, 20 e 30 se a fatura não tiver sido paga
  4. Atualizar o boleto em toda notificação

Embora não seja a forma de pagamento mais indicada para negócios recorrentes, o boleto ainda é o mais popular entre os brasileiros. Então fique atento para não deixar a inadimplência crescer.

Pagamento por débito em conta, transferência ou PIX

Se você optar pela cobrança via débito em conta, transferência ou PIX, vai precisar criar uma régua de cobrança um pouco parecida com a dos boletos. Mas, como o cliente tem a possibilidade de inserir o valor do pagamento, pode acabar deixando tarifas como juros e multas por atraso de fora. Por isso, você precisa deixar claro nas normas de adesão que fará a cobrança das multas e juros na fatura do mês seguinte ao atraso. Então, você precisa:

  1. Enviar um lembrete ao menos 5 dias antes do vencimento
  2. Relembrar o cliente no dia do vencimento da fatura
  3. Notificar o cliente 1 dia após o vencimento

Agora que você já sabe quando fazer os envios, vamos falar sobre as formas de realizar as cobranças.

Qual ferramenta usar na régua de cobrança?

Existem algumas maneiras de criar uma régua de cobrança que vão desde CRMs a plataformas de relacionamento com o cliente. Mas, de forma geral, os formatos de cobrança mais indicados são:

  • SMS: Maneira mais prática de entrar em contato com os clientes, seja para avisos prévios ou para notificações de atraso
  • Email: É uma comunicação mais formal que passa seriedade da empresa e ainda conta com personalização

De maneira geral, essas são as duas formas mais eficientes. Mas, há quem utilize a cobrança via telefone e, até mesmo, cartas. Estas últimas não são as mais indicadas, mas ainda existem.

Caso o seu serviço seja digital, é possível exibir a notificação na tela de acesso do cliente e bloquear o serviço. Porém, indicamos que isso seja feito após a finalização da régua de cobrança nos moldes citados anteriormente.

Invista em uma plataforma de gestão de pagamentos

Você precisa ter uma plataforma de gestão para fazer o controle dos pagamentos e saber quais clientes estão em débito. O OD Vendas, por exemplo, é a nossa plataforma que permite acompanhar os status de pagamento dos clientes e fazer toda a comunicação, automatizando a régua de cobrança para evitar a inadimplência.

Quer saber como ele funciona? Então assista ao vídeo abaixo ou entre em contato. Nós podemos te ajudar!

Henrique Neto

Jornalista e redator especialista em copywriting e Marketing Digital na Olivas Digital

Publicado em 07/06/2021