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11 ferramentas para te ajudar no home office

Algumas empresas adotaram o home office em sua rotina como uma estratégia para melhorar a qualidade de vida de seus funcionários.

O trabalho remoto é uma tendência do mercado ao passo que a tecnologia avança e oferece ferramentas para atender a produtividade do profissional em qualquer ambiente.

Plataformas para armazenamento e compartilhamento de informações e documentos na nuvem, por exemplo, ajudam a “liberar” os profissionais das “amarras” dos espaços físicos.

Os colaboradores podem acessar dados importantes para a realização de suas funções e até mesmo comunicar-se uns com os outros para desenvolver suas atividades sem restrições.

Se você ou sua empresa vão adotar o home office na rotina profissional, neste artigo, vamos mostrar algumas ferramentas utilizadas pelos colaboradores da Olivas Digital que facilitam a atuação e auxiliam na produtividade.

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Produtividade no home office

Um estudo realizado pela Universidade de Stanford apontou que o trabalho remoto pode aumentar a produtividade dos funcionários. A pesquisa analisou um grupo de 250 funcionários de uma empresa chinesa de Telemarketing.

Divididos em 2 grupos, uma parte realizou o trabalho remotamente por 4 dias na semana, enquanto o outro grupo manteve a rotina normal.

O experimento durou 9 meses e o resultado comprovou que, se bem executado, o home office pode ser uma estratégia de sucesso. Os funcionários que trabalharam remotamente durante o período tiveram rendimento 13% maior.

Muitos podem ser os pontos que baseiam o resultado. Abaixo, listamos os principais:

– Menos estresse com trânsito

– Menos atrasos

– Mais flexibilidade

– Menos interrupções

– Mais conforto

– Mais qualidade de vida

– Mais valorização do profissional

A lista ainda segue com benefícios trazidos para a empresa, como a redução de custos com estrutura física, transporte e alimentação.

Ferramentas para home office

Seguindo a tendência do mercado, sobretudo de tecnologia – em que o home office é mais comum – a Olivas Digital já aderiu à política de trabalho remoto. Mas para isso, adotamos algumas ferramentas que permitem aos funcionários, desenvolver suas funções com a mesma qualidade que a estrutura do escritório lhes oferece.

A seguir, uma lista com os recursos que utilizamos para fazer home office.

Google G-Suite

Um dos maiores aliados, tanto das empresas quanto do público geral, o Google tem soluções que facilitam a rotina de todos. Em se tratando do mundo corporativo, o Google oferece uma diversidade de recursos que auxiliam os trabalhadores a executarem suas funções onde quer que estejam.

Utilizamos muitas ferramentas do Google. As principais são:

– E-mail

– Planilhas

– Documentos

– Drive

– Agenda

Os recursos citados nos ajudam a manter uma rotina organizada. O contato direto com clientes é mantido via e-mail, para documentar as informações.

Além disso, utilizamos as planilhas e os documentos para desenvolver tarefas como a produção de conteúdo e a análise e gestão de dados de KPIs em plataformas como o Google Analytics e o RD Station.

Mantemos a organização dos documentos pelo Google Drive e utilizamos a Agenda para nos programar quanto a reuniões internas e externas.

Clickup

O Clickup é uma plataforma para a organização de tarefas que permite o gerenciamento de demandas e projetos.

Com ele, podemos abrir novas tarefas, anexar documentos com detalhes e informações complementares, atribuir responsáveis e controlar o fluxo de trabalho por meio do acompanhamento de status.

A plataforma pode servir como um cronograma de atividades que mostra as tarefas pelas quais cada membro da equipe é responsável e a fase de seu desenvolvimento.

Além disso, existem plugins que potencializam a utilização do software, como o track time, para definir prazos de entrega e armazenar o tempo utilizado na realização da atividade. Isso nos permite gerar relatórios para controle de demandas.

Outra funcionalidade que utilizamos em conjunto com o Clickup é a integração com o Gmail. A partir desta união, recebemos via e-mail, notificações sobre tarefas, seus status, novas demandas, comentários e alertas sobre prazos.

Slack

Para comunicação interna, utilizamos o Slack, uma plataforma de envio de mensagens instantâneas com perfil profissional.

Com ele, podemos segmentar as conversas por assunto, assim, fazemos a separação das conversas por cliente. Isso nos permite concentrar comentários sobre as demandas e tirar dúvidas sobre sua realização sem misturar assuntos.

Além disso, o Slack ainda faz integração com o Clickup, nosso gerenciador de tarefas. Desta maneira, recebemos notificações via Slack sobre status, novas demandas, comentários e alertas sobre prazos na conversa indicada ao cliente.

Google Hangouts Meet e Whereby

Mesmo realizando trabalho remoto, nós mantemos o atendimento ao cliente. Para isso, utilizamos o Google Hangouts Meet e o Whereby para reuniões internas e externas, por videoconferência.

Ambas ferramentas integram com a Agenda do Google e isso nos traz facilidades importantes no dia a dia, como lembretes de início da reunião para evitar atrasos nos compromissos.

Outro ponto positivo é que nas duas plataformas podemos compartilhar a visão de nossa tela, recurso que auxilia em tarefas como apresentações e treinamentos.

Tanto a solução do Google quanto o Whereby possuem vantagens e desvantagens entre si. Enquanto a primeira é uma ferramenta totalmente gratuita, a segunda oferece planos de assinatura com benefícios como a possibilidade de comportar mais participantes nas salas de reunião.

O serviço do Google não possui limitação de participantes, em contrapartida, também não permite a gravação das chamadas, recurso presente no Whereby e importante para a documentação de informações.

TotalVoice

Não são todas as empresas que precisam utilizar o serviço de Voip, mas se for o seu caso, a Olivas Digital utiliza e recomenda a TotalVoice. Além de funcionar como um telefone normal, que você pode atender de qualquer lugar do planeta, é integrado principalmente ao CRM. O que facilita a realização e registro das chamadas.

A API de comunicação por voz e texto permite o envio de SMS, mensagens de voz e, sobretudo, ligações para qualquer lugar, direto do software.

Com ele, você mantém a comunicação com seus leads e prospects e não perde nenhuma oportunidade de venda, mesmo trabalhando no conforto de sua casa.

Você ainda pode automatizar o envio de um SMS ou uma chamada de voz para lembrar seu contato de uma reunião, consulta ou agendamento, e também enviar mensagens automáticas de texto ou áudio para seus clientes inadimplentes.

Prestus

Se você não possui uma estrutura própria de atendimento 24h, recomendamos a Prestus. Utilizamos a secretária e assistente virtual da empresa para manter o atendimento funcional durante qualquer hora do dia.

A plataforma faz o repasse das informações de atendimento e nos permite vender mais ao atender ainda mais clientes.

A solução tem planos para atendimento simultâneo em horário comercial, de segunda a sábado, ou atendimento 24h, incluindo finais de semana e feriados.

Agora que você já conhece algumas ferramentas que auxiliam no trabalho remoto da Olivas Digital, que tal aplicá-las em sua rotina? Compartilhe este post com seus colegas de trabalho e funcionários e aumente a produtividade trabalhando em casa!

Sentiu falta de alguma ferramenta ou mesmo quer sugerir algo que não falamos aqui? Deixe seu comentário. Estamos sempre abertos a novidades e a testar ferramentas que aumentem a produtividade.