5 passos para sua agência entregar o novo site mais rápido

ChatGPT, Gemini e Claude podem ajudar sua empresa a chegar ao projeto com prioridades, conteúdo e decisões mais organizados e reduzir o tempo perdido justamente nas etapas que dependem do seu time.

Você contratou uma agência para desenvolver o novo site. O projeto tem cronograma, responsáveis e uma data particularmente importante: existe uma campanha esperando para entrar no ar.

Então começa o desenvolvimento. Poucos dias depois chega a primeira solicitação: “precisamos dos materiais institucionais.”

Depois vem as perguntas: 

• Quais serviços devem ganhar mais destaque?
• Quem são os públicos prioritários?
• Qual é o principal diferencial desta solução?
• Podem validar esta estrutura?
• Quem aprova essa página?

Nenhuma dessas perguntas é absurda. Na verdade, elas são fundamentais para construir um bom site.

O problema é que as respostas frequentemente estão espalhadas entre apresentações, planejamentos, documentos, reuniões, pessoas diferentes e, em alguns casos, simplesmente na cabeça de quem conhece profundamente o negócio.

A agência consegue desenvolver o site, mas ela não consegue decidir pela sua empresa aquilo que só sua empresa sabe.

É justamente aí que ferramentas como ChatGPT, Gemini e Claude podem assumir um papel interessante no projeto. Não estamos falando de pedir para a IA criar o site da empresa.

Estamos falando de utilizar inteligência artificial para fazer um trabalho muito mais valioso: organizar o conhecimento que já existe dentro da empresa antes que a falta dele se transforme em atraso.

Se o lançamento precisa acontecer antes da próxima campanha, existem cinco coisas que sua equipe pode fazer.

Antes dos 5 passos: entenda onde um projeto realmente perde tempo

Quando perguntamos “quanto tempo demora para criar um site?”, é natural imaginar que a maior parte do cronograma esteja concentrada em design e desenvolvimento.

Mas nem sempre isso é verdade. Um projeto também depende de levantamento de informações, arquitetura, conteúdo, validações, integrações, aprovações, homologação e decisões do cliente.

Imagine que a agência esteja pronta para criar a página de uma unidade de negócio, mas ainda não saiba quais soluções devem ser priorizadas.

O designer não deveria simplesmente decidir isso.

Agora imagine que a página foi criada e enviada para aprovação. Marketing aprova, mas o diretor comercial pede uma mudança estrutural porque determinado serviço deveria aparecer primeiro.

Voltamos uma etapa.

A nova versão chega e alguém percebe que a nomenclatura utilizada está desatualizada.

Voltamos novamente.

Nenhum desses problemas exige escrever código mais rápido. Exige chegar mais cedo às decisões certas.

E essa talvez seja uma das aplicações mais subestimadas da IA em projetos digitais.

1- Transforme seu planejamento interno em um briefing que a agência consiga usar

Sua empresa provavelmente sabe muito mais sobre o próprio negócio do que aquilo que aparece no briefing enviado para uma agência.

O planejamento anual pode conter prioridades de crescimento, mercados estratégicos, produtos que precisam ganhar participação, mudanças de posicionamento, novas unidades, públicos prioritários e metas comerciais.

Só que você provavelmente não vai, e muitas vezes nem deveria, simplesmente encaminhar todo o Business Plan da empresa para todos os fornecedores.

Existe informação estratégica que não é necessária para o projeto.

O desafio é separar aquilo que a agência precisa saber para tomar boas decisões sobre o site. É aqui que a IA pode ajudar.

Em vez de começar com uma página em branco tentando escrever um briefing, você pode reunir informações autorizadas e pedir à ferramenta para ajudá-lo a extrair aspectos como:

• Objetivos prioritários para o novo site
• Produtos ou serviços que precisam ganhar destaque
• Públicos mais importantes
• Mercados ou regiões prioritárias
• Diferenciais competitivos
• Principais problemas do site atual
• Ações comerciais que o site deverá sustentar
• Funcionalidades necessárias
• Restrições que precisam ser consideradas
• Indicadores pelos quais o projeto será considerado bem-sucedido

A IA não deveria decidir quais são as prioridades da empresa.

Ela pode ajudá-lo a organizar prioridades que a empresa já possui.

Essa distinção é fundamental.

O resultado pode ser um documento de poucas páginas muito mais útil para o projeto do que dezenas de arquivos enviados sem contexto.

Um prompt possível

Você poderia começar com algo como:

“Estou preparando o briefing para o desenvolvimento do novo site da empresa. Com base apenas nas informações que vou fornecer, organize aquilo que uma agência de desenvolvimento precisa conhecer para planejar o projeto. Separe em: objetivos de negócio, públicos prioritários, produtos/serviços prioritários, diferenciais, funcionalidades necessárias, integrações, requisitos de conteúdo, restrições e critérios de sucesso. Não crie informações que não estejam nos materiais. Ao final, liste as perguntas que ainda precisam ser respondidas internamente”.

A última frase é particularmente importante.

Uma boa utilização da IA não serve apenas para produzir respostas, mas principalmente para encontrar as perguntas que ainda não respondemos.

2- Faça a IA encontrar contradições antes que a agência encontre

Existe uma situação bastante comum em projetos de sites. A apresentação institucional diz uma coisa. A página atual diz outra. O comercial utiliza uma terceira nomenclatura. O planejamento mais recente mudou o posicionamento de determinado serviço.

Tudo isso acontece e ninguém percebe a inconsistência até começar a produzir as novas páginas.

Você pode utilizar a IA justamente para comparar os materiais que estiver autorizado a processar.

Por exemplo: uma apresentação comercial atualizada, a estrutura do site existente, documentos de produto e orientações de marca.

Então peça:

“Compare estes materiais e identifique informações conflitantes, nomenclaturas diferentes para o mesmo produto ou serviço, mensagens possivelmente desatualizadas e decisões que precisam ser validadas antes da produção do novo site. Não escolha qual versão está correta: apenas sinalize as divergências”.

Perceba a diferença.

Não estamos terceirizando para a IA a decisão sobre o posicionamento da empresa.

Estamos utilizando sua capacidade de processar grandes volumes de informação para encontrar aquilo que merece uma decisão humana.

Fazer isso antes do projeto pode evitar que uma divergência seja descoberta quando vinte páginas já estiverem desenhadas.

3- Chegue ao kickoff sabendo o que realmente precisa estar pronto para o lançamento

Esse passo é particularmente importante quando existe uma data comercial esperando pelo site.

Imagine que sua empresa esteja preparando uma campanha para outubro. O projeto inicialmente prevê 40 páginas, uma nova área de conteúdo, integrações, materiais ricos e algumas funcionalidades específicas.

Tudo precisa estar publicado antes da campanha?

Talvez não.

Uma das melhores coisas que sua empresa pode fazer pelo cronograma é diferenciar o que é indispensável para o lançamento de o que faz parte da evolução do projeto.

A IA pode ajudar a organizar essa discussão.

Forneça a lista de páginas, funcionalidades e objetivos já levantados e peça para estruturar uma matriz considerando:

• Importância para a campanha
• Impacto comercial
• Dependência técnica
• Necessidade para SEO
• Necessidade para a experiência do usuário
• Possibilidade de entrar em uma segunda fase

Não aceite a classificação automaticamente, use-a para conduzir uma conversa interna.

Talvez a nova área institucional possa entrar depois. Talvez dez páginas pouco estratégicas não precisem bloquear o lançamento.

Talvez uma integração seja absolutamente necessária porque sem ela os leads da campanha não chegam corretamente ao comercial.

Essa priorização pode permitir que agência e cliente trabalhem com um MVP de lançamento, enquanto itens menos críticos entram em um roadmap de evolução.

Isso não significa entregar um site incompleto.

Significa definir com clareza o que precisa estar completo para o objetivo que motivou aquela data.

4- Não espere o layout chegar para começar a discutir conteúdo

Essa é uma das maiores oportunidades de ganhar tempo.

Muitas empresas começam a pensar seriamente no conteúdo apenas quando recebem o primeiro layout.

Aí surgem problemas como o texto que não cabe, mudanças na escolha do serviço prioritário, alteração da descrição etc. A discussão que deveria ter acontecido semanas antes começa quando o design já depende dela.

Por outro lado, ChatGPT, Gemini ou Claude podem ajudar a antecipar esse trabalho.

Com a arquitetura inicial definida, você pode criar uma planilha ou documento com cada página e pedir ajuda para estruturar:

Home
O que precisa comunicar? Quais provas temos? Qual é a principal ação esperada?

Página de serviço
Qual problema resolve? Para quem? Quais diferenciais? Temos cases? FAQ? Dados? Materiais técnicos?

Sobre nós
Quais informações institucionais precisam ser atualizadas? Temos números aprovados? Quais provas sustentam o posicionamento?

Cases
Quais projetos podem ser divulgados? Temos autorização? Quais resultados podem ser publicados?

A IA também pode analisar o material disponível e identificar lacunas:

“Para cada página desta arquitetura, indique quais informações já possuímos nos materiais fornecidos e quais ainda precisam ser produzidas ou validadas. Não escreva os conteúdos ausentes. Crie uma lista de pendências com responsável sugerido por área: Marketing, Comercial, Produto, RH, Jurídico ou Diretoria”.

Agora você tem algo muito mais útil do que “precisamos produzir o conteúdo do site”.

Tem uma lista operacional de dependências.

Enquanto a agência trabalha em wireframes e design, sua empresa já pode resolver essas pendências.

O ganho não está apenas em fazer uma tarefa mais rápido. Está em permitir que tarefas aconteçam em paralelo.

5. Use a IA para organizar as aprovações, não para substituir quem aprova

Existe um último gargalo que nenhuma ferramenta de desenvolvimento resolve sozinha: aprovação.

Imagine que cinco pessoas participem do projeto.

Uma comenta que a Home precisa parecer mais comercial, q outra diz que está comercial demais. 

Uma pede destaque para determinado serviço, outra acredita que o destaque deveria estar em outro.

A agência recebe 17 comentários, alguns contraditórios, e precisa descobrir qual orientação seguir.

IA pode ajudar muito aqui.

Reúna os feedbacks de uma rodada e peça:

“Organize estes comentários por página e assunto. Identifique feedbacks semelhantes, possíveis contradições e decisões que precisam de consenso. Não escolha qual orientação deve prevalecer e não altere o conteúdo. Gere uma lista objetiva de pontos para validação antes de enviarmos o feedback consolidado à agência”.

Então faça aquilo que a IA não deveria fazer: decida.

Defina internamente qual orientação vale e envie um feedback consolidado.

O objetivo não é tirar pessoas importantes da aprovação. É impedir que a agência tenha que mediar decisões que pertencem à empresa.

Também vale estabelecer antes do início do projeto quem possui a palavra final em cada assunto.

• Marketing aprova conteúdo?
• Diretoria aprova posicionamento?
• TI valida integrações?
• Jurídico precisa avaliar determinadas páginas?

Quanto mais cedo essas responsabilidades forem conhecidas, menor a chance de uma aprovação aparentemente concluída voltar à estaca zero.

Um cuidado importante: não coloque informação confidencial em qualquer ferramenta

Até aqui falamos bastante sobre fornecer contexto para a IA, mas existe uma ressalva importante.

Nem todo documento corporativo deve ser enviado para qualquer ferramenta de inteligência artificial.

Antes de utilizar Business Plans, informações comerciais, dados de clientes, documentos internos ou qualquer conteúdo confidencial, verifique as políticas da sua empresa e as condições de privacidade do produto utilizado.

Isso importa porque o tratamento de dados varia de acordo com ferramenta, plano e configuração.

A OpenAI informa, por exemplo, que dados de organizações no ChatGPT Business, Enterprise e API não são utilizados por padrão para treinamento dos modelos. Em workspaces pessoais Free, Plus e Pro, existem controles específicos para impedir que novas conversas sejam usadas para treinamento.

A Anthropic também informa que inputs e outputs de seus produtos comerciais, como Claude for Work e API, não são utilizados por padrão para treinamento.

No Gemini, o tratamento também varia conforme o tipo de conta. O Google informa que, em determinadas edições Business e Enterprise com proteções empresariais, conversas e arquivos enviados não são revisados por humanos nem usados para aprimorar modelos generativos.

Portanto, a regra não deveria ser: “envie seu planejamento para a IA.”

Deveria ser: “use somente informações que sua empresa esteja autorizada a processar naquela ferramenta e naquele ambiente.”

Em alguns casos, você nem precisa fornecer o documento original.

Pode selecionar apenas as informações necessárias ou trabalhar com versões previamente sanitizadas.

IA acelera trabalho, mas governança continua sendo responsabilidade humana.

A IA não vai fazer sua agência desenvolver mais rápido, mas pode fazer o projeto andar mais rápido

Essa diferença resume o artigo.

Seu desenvolvedor pode utilizar IA para programar. O designer pode utilizar ferramentas inteligentes. A agência pode automatizar partes do processo. Tudo isso ajuda, realmente.

Mas existe outra parte do cronograma sobre a qual sua empresa possui enorme influência.

• Contexto
• Prioridades
• Conteúdo
• Decisões
• Aprovações

Uma agência não consegue inventar essas informações. E, quando elas chegam tarde, o projeto espera.

É por isso que ferramentas como ChatGPT, Gemini e Claude podem ajudar tanto quem está contratando desenvolvimento quanto quem está desenvolvendo.

Elas permitem transformar uma massa desorganizada de conhecimento interno em insumos que podem ser discutidos, revisados e entregues com muito mais clareza.

Leia também: Quanto tempo demora para criar um site?

O objetivo não é trabalhar pela agência

Talvez este seja o receio depois de ler tudo isso:

“Se contratei uma agência, por que minha equipe precisa fazer esse trabalho?”

Porque existe uma diferença entre executar o trabalho da agência e dar condições para que ela faça um trabalho melhor.

Sua empresa não deveria precisar definir arquitetura técnica. Não deveria criar os layouts, tampouco deveria decidir qual tecnologia utilizar.

E também não deveria chegar com todas as respostas prontas.

Uma boa agência precisa questionar o briefing, desafiar premissas, pesquisar, propor soluções e identificar oportunidades que o cliente talvez ainda não tenha enxergado.

Esse é, inclusive, um dos pontos que defendemos na Olivas Digital.

Somos uma Martech e atuamos como Business Partner justamente porque não queremos receber uma lista de páginas, desenvolver exatamente aquilo e desaparecer.

Precisamos entender o que aquele site deve fazer pelo negócio. Mas existe um limite.

A agência pode ajudar sua empresa a encontrar a resposta. Não pode substituir sua empresa na decisão.

Quanto melhor organizado estiver o conhecimento do cliente, mais tempo podemos dedicar ao que realmente exige nossa especialização: estratégia, experiência, SEO e GEO, tecnologia, integrações, performance e desenvolvimento.

Se o site precisa estar pronto antes da campanha, o cronograma começa antes do kickoff

Existe uma ideia comum de que o cronograma de desenvolvimento começa quando a agência inicia o projeto.

Na prática, sua empresa pode ganhar tempo antes disso. Basta:

• Organizar contexto
• Resolver contradições
• Definir prioridades
• Levantar conteúdos
• Mapear aprovações

Ferramentas como ChatGPT, Gemini e Claude tornaram muito mais fácil realizar esse trabalho preparatório.

E talvez essa seja uma aplicação mais inteligente da IA do que simplesmente pedir para ela “fazer um site”.

Porque, em projetos complexos, velocidade não vem apenas de executar mais rápido.

Vem de reduzir o tempo entre perceber que uma decisão precisa ser tomada e conseguir tomá-la.

Na Olivas Digital, trabalhamos com cronogramas ativos justamente para que cliente e equipe tenham clareza sobre etapas, dependências e responsabilidades durante o desenvolvimento.

Se existe uma campanha, lançamento ou meta esperando pelo seu novo site, a pergunta não deveria ser apenas: “quanto tempo a agência leva para desenvolver?”

Pergunte também: “o que podemos resolver hoje para que o projeto não precise esperar por nós amanhã?”

Essa resposta pode antecipar o lançamento mais do que você imagina.

Está planejando um novo site?

Se sua empresa precisa colocar um novo site no ar com uma data estratégica em vista, podemos ajudá-la a transformar objetivos de negócio em um projeto estruturado, com escopo, prioridades, etapas e cronograma claros.

Entre em contato e nos conte o seu desafio. Vamos solucionar o seu problema, juntos.